Les stages à l’étranger des étudiants de BTS se préparent bien avant le départ. Entre la sélection des étudiants, la recherche d’entreprises d’accueil, les conventions et, le cas échéant, le dossier Erasmus+, il faut compter plusieurs mois. Voici un calendrier indicatif pour un stage au printemps, à adapter à l’organisation de votre établissement et au calendrier de votre BTS.
Septembre – octobre : lancer le projet
- Fixer avec l’équipe pédagogique la période et la durée des stages à l’étranger.
- Faire le point avec le référent Erasmus+ sur le budget et le nombre de mobilités possibles.
- Présenter le projet aux étudiants et recueillir les candidatures.
Novembre – décembre : sélectionner et chercher les places
- Sélectionner les étudiants (motivation, niveau de langue, projet professionnel).
- Préparer les CV et lettres en anglais ou dans la langue du pays.
- Lancer la recherche de structures d’accueil, directement ou avec un partenaire spécialisé.
C’est le moment clé : les hôtels organisent leurs équipes de printemps et d’été à l’avance, et les places en réception partent vite.
Janvier – février : entretiens et conventions
- Entretiens (souvent en visio) entre les étudiants et les hôtels.
- Validation des missions et rédaction des conventions de stage.
- Learning Agreement for Traineeships et contrat de mobilité pour les étudiants boursiers Erasmus+.
Mars : préparer le départ
- Assurances, documents de voyage, logement et organisation de l’arrivée.
- Séance de préparation : culture de travail, sécurité, contacts utiles, attentes du tuteur.
Avril – juin : le stage
- Point à mi-parcours avec l’étudiant et le tuteur.
- Fin de stage : attestation, évaluation et retour d’expérience.
Et si l’on s’y prend plus tard ?
Il est encore possible d’organiser des stages en s’y prenant en janvier, mais le choix de destinations et d’hôtels se réduit, et les délais administratifs (conventions, Erasmus+) deviennent plus serrés. Pour un groupe de plusieurs étudiants sur les mêmes dates, mieux vaut commencer dès l’automne.
Gagner du temps sur la recherche de places
La recherche de structures d’accueil est l’étape la plus chronophage pour les enseignants. PIC Management prend en charge cette partie pour les établissements : stages de 8 semaines en Front Office pour BTS Tourisme et MHR, avec un interlocuteur unique pour l’équipe pédagogique. Pour aller plus loin, consultez aussi notre guide pour organiser un stage Erasmus+ en BTS.