Stage Espagne : comment obtenir son NIE rapidement

Stage Espagne : comment obtenir son NIE rapidement

Tu as enfin décroché ton stage en Espagne, et à peine l’euphorie de la nouvelle passée, commencent les préoccupations administratives. Eh oui, même si l’Espagne fait partie de l’espace Schengen, tu ne peux pas simplement te présenter comme une fleur au 1er jour de stage. PIC Management t’aide à démêler tout cela.

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1er épisode: la convention de stage !

Tout heureux, tu te présentes au bureau des stages de ton école ou université le lundi matin pour obtenir ta convention de stage.

1er bâton dans ta roue vers l’Espagne : convention de stage en anglais… ou pire en français. Pas logique… ton maître de stage ne va pas comprendre ce qu’il signe. L’Europe a encore du chemin à faire pour l’organisation !

Il faut savoir, n’en déplaise à ton école, que les entreprises en Espagne, et toi-même en tant qu’étranger, avez l’obligation de présenter les documents officiels dans la langue du pays d’accueil, donc en espagnol. La boucle est bouclée.

http://extranjeros.empleo.gob.es/es/InformacionInteres/InformacionProcedimientos/CiudadanosComunitarios/hoja102/index.html

Pour éviter des frais de traduction et des délais interminables, nous mettons à disposition de nos heureux stagiaires, un format de convention de stage en espagnol et français.

Ceci étant, il faudra quand même réussir expliquer à ton école que ce document est obligatoire.

Pas de panique tout-de-même : les entreprises signeront AUSSI la convention de stage de ton école et, cerise sur le gâteau, les documents ERASMUS ne sont pas concernés par cette norme.

Voilà, première épreuve relevée, félicitations.

Ah oui, si ton responsable du bureau des stages est à l’aise en espagnol, propose-lui la lecture de la loi complète pour la règlementation des stages en Espagne : https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2014-8138

2ème épisode : les assurances

Tu goûtes déjà à l’émotion de ton expatriation ?

Attends, ce n’est pas fini !

Commençons par le basique. Tu dois également présenter :

  • Passeport ou CNI en cours de validité (le passeport avec ta tête d’ange de quand tu avais 5 ans ne fonctionnera pas, laisse-le en souvenir à tes parents)
  • Responsabilité civile… pas de panique, nous ferons bientôt un article pour te faire découvrir ce merveilleux document. En attendant renseigne-toi avec ton école ou tes parents (ils en ont certainement souscrit une pour toi) et sinon contacte-nous !
  • Carte européenne d’assurance maladie

A Noter d’ailleurs que ces documents sont demandés dans la plupart des pays de l’Union Européenne.

Future relationship between Europe and United-Kingdom

3ème épisode : LE NIE

Le NIE …Quoi ?

Comprends Numéro d’Identification pour Etranger. Obligatoire aussi pour ton stage en Espagne.

Pour un avant-goût, fais un tour sur le site officiel :

http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/extranjeria/ciudadanos-de-la-union-europea/numero-de-identidad-de-extranjero-nie-

Déjà, pour le NIE il faut distinguer 2 situations :

Le stage de 90 jours (3 mois maximum). Dans ce cas, il faudra que tu en fasses la demande auprès du consulat Espagnol en France. Compte un délai de 3 semaines (pour avoir une marge) pour l’obtenir.

Attention, si tu ne le fais pas avec le consulat, sache que certains commissariats en Espagne n’accepteront pas de te le faire. C’est donc important de te renseigner et prévoir un délai suffisant entre les démarches du NIE et le début de ton stage en Espagne. En général les commissariats les plus strictes sont ceux qui croulent sur les demandes et ne gèrent donc que les NIE de plus de 90 jours (on va y revenir ne t’inquiète pas).

Mon conseil, avant d’envoyer ton dossier, appelle le consulat ou envoie un email pour t’assurer des pièces à fournir et du délai nécessaire pour l’obtention du NIE.

La procédure à suivre

Télécharger et remplir sur l’ordinateur le formulaire EX-15 (un exemplaire par personne), puis l’imprimer : http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/modelos-de-solicitud/extranjer%C3%ADa

Les étrangers d’origine espagnole devront obligatoirement indiquer également leur deuxième nom de famille (nom de jeune fille de leur mère)

Les ressortissants étrangers hors « U.E. » devront apporter un justificatif écrit de leur demande de N.I.E. émanant de l’autorité espagnole qui le réclame (ex. notaire, avocat, etc.)

Imprimer uniquement la première page et la signer

  1. Imprimer et remplir en majuscules le formulaire 790-12 (un exemplaire par personne) :

Imprimer uniquement la première page et la signer

  1. Joindre une photocopie du passeport ou de la carte nationale d’identité (recto verso) en vigueur et de la convention de stage.

► Tarifs 2014 : 9,36 € / N.I.E. ou 6.96 € / N.I.E. (si actualisation ou réactualisation)

 

Règlement :

  1. Si demande déposée au Consulat : en espèces obligatoirement
  2. Si demande envoyée par courrier : via Mandat Cash ou par chèque (libellé au nom de Consulat d’Espagne)

► Joindre une enveloppe timbrée libellée au nom de l’interessé(e) afin d’envoyer le N.I.E. par courrier

Voilà, tu sais tout pour une demande de NIE par le consulat.

Le NIE de plus de 90 jours

C’est la deuxième situation.

Il concerne tous les étudiants qui feront un stage de plus de 3 mois. Dans ce cas, il n’y a pas d’autre solution que de le faire en Espagne, dans le commissariat ou « Extranjería » qui te correspond selon la localisation de ton stage.

Pour tous ceux qui font un stage dans une ville « secondaire », c’est-à-dire peu impactée par Erasmus ou une forte présence d’étrangers, alors l’obtention n’est pas très compliquée et un RDV peut être obtenu assez rapidement.

Voici d’ailleurs le lien pour faire la prise de RDV :

https://sede.administracionespublicas.gob.es/icpplus/citar

Mais attention, si ton stage se déroule dans une des localités suivantes (liste non exhaustive), arme-toi de patience !

La liste noire des lieux où faire son NIE : Barcelone, Madrid, Ibiza, Mallorque.

Ce sont des destinations très prisées tant pour les séjours Erasmus que pour les stages, les administrations se retrouvent donc saturées de demandes et l’attente est longue. N’y vois pas là que les agents sont moins performants dans ces villes, sinon qu’ils sont débordés.

D’ailleurs, si tu n’arrives pas à prendre RDV en ligne, c’est en général le signe que ce sera plus compliqué.

Dans ce cas, une seule solution : se présenter sans RDV. Cela signifie te lever TRÈS tôt et faire la queue dès 7heures du matin, même si les bureaux n’ouvrent qu’à 9 heures. Tu devras même peut-être y aller plusieurs fois. Patience 😊

Alors là, tu te dis que peut-être tu peux gruger et te passer de ton NIE… Que nenni, n’y pense même pas malheureux !

D’abord c’est illégal, même si tu ne te feras pas forcément contrôler pendant ton séjour, le jour où ça t’arrive tu seras possiblement sommé de repartir…

Les entreprises ont l’obligation légale de te déclarer à la sécurité sociale lorsqu’ils te fournissent une gratification pour ton stage (même 100 euros par mois). Pour t’inscrire, ils doivent fournir ton numéro de NIE. C’est donc simple : pas de NIE pas de stage !

Allez courage, tout cela ne sera qu’un vilain souvenir lorsque tu seras en stage en Espagne et que tu profiteras de tes Tapas avec tes nouveaux amis !

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Ce que tu as besoin de savoir avant de faire tes bagages pour un stage à l’étranger

Ce que tu as besoin de savoir avant de faire tes bagages pour un stage à l’étranger

Je pense que tout le monde connaît cette galère. Le stress lorsque tu as besoin de faire tes bagages pour un stage à l’étranger. Tu n’as probablement qu’une seule valise, et tu n’as aucune idée de survivre un temps aussi long sans ta garde-robe.

Je peux te rassurer: nous sommes capables de vivre avec moins qu’on ne le pense. Je suis actuellement au Mexique pour mon stage, et je n’ai qu’une valise de 15 kilogrammes pour un an, et je suis toujours vivant. Cependant, il y a certaines choses, que tu dois garder en tête !

Informe-toi à propos du dress code lorsque tu fais tes bagages pour un stage à l’étranger:

Tu dois absolument t’informer du dress code de ta compagnie, avant de partir, afin de te préparer à ton arrivée. Arriver avec les vêtements adéquats pour travailler t’aideras à te sentir à l’aise. De plus, cela donnera une bonne première image de toi à tes collègues et tes supérieurs.

Informe-toi de la météo :

Vérifie sur internet les informations de la météo pour la durée de ton séjour avant de faire ta valise pour ton stage à l’étranger.

Le fait d’arriver durant l’été ne veux pas dire que la météo restera à 30 degrés durant ton séjour. J’ai pris essentiellement des vêtements d’été pour mon stage au Mexique. Malheureusement,  j’ai compris plus tard que la météo pouvait arriver à 0 degré Celsius durant l’hiver. C’était complètement de ma faute, et j’ai dû finir par porter plusieurs couches de vêtements pour avoir chaud (et j’ai dû faire beaucoup de shopping).

Commence à faire ta valise assez tôt :

Ne commence pas à faire ta valise la veille de ton départ, uniquement pour découvrir que tu as trop de chose à choisir. Tu devras faire des tris, et risqueras d’oublier des choses importantes.

Fais-toi une liste d’objets à prendre et donne-toi du temps pour choisir tranquillement, et tout recommencer si besoin. C’est une tâche difficile, alors ne stresse pas et prends ton temps.

Les autres pays ont aussi des centres commerciaux.

Dans le cas ou tu oublies quelque chose, tu trouveras sûrement des centres commerciaux un peu partout, et il y aura probablement des magasins avec la même collection de vêtement que dans ton pays d’origine.

Cependant, je demande toujours aux locaux où ils vont faire leur shopping afin d’explorer leurs tendances et fashion, et c’est la façon parfaite de passer du bon temps avec tes nouveaux amis.

 

Tu te fatigueras de tes habits :

Après quelques temps, tu vas sûrement te fatiguer de porter les même trois t-shirts chaque semaine, et tu mourras d’envie d’en avoir de nouveaux. En tenant compte de ton budget de voyage, je te recommande d’essayer d’aller dans des boutiques de vêtements d’occasion, moins chères et plus écologiques.

Afin d’éviter d’avoir des valises en surpoids lors de ton retour dans ton pays d’origine, je te conseille de faire un don de tes anciens vêtements à un centre pour réfugiés, ou à la Croix-Rouge.

Dis-moi ce que tu pense que tu devrais mettre dans ta valise avant un stage à l’étranger ? Quelle est la chose qui te manque le plus de ton pays d’origine ?

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Legal document to do an internship in Spain

Legal document to do an internship in Spain

Finally, you got your internship in Spain! That’s great! But after the happiness there are the administrative concerns… which are less fun. Even if Spain is part of the Schengen area, you cannot simply present yourself without the legal documents from your host company. PIC Management is helping you to find out all the administrative tasks you must take care of before going!

Monday morning: you are really happy about going to the Traineeships office, asking for your internship agreement. First spanner in the works, the agreement is in English… which is not logical if you want to do an internship in Spain. Indeed, your company mentor is not going to understand what he/she is going to sign. In fact, the companies in Spain have the obligation to present official documents in their own language. To avoid the translation fees and the extensive delays, we provide you a standard document format in Spanish. Accordingly, you will need to convince your school/university that this document will be mandatory for your internship in Spain. But do not worry, the host company will sign the internship agreement from your school. However, the ERASMUS candidates aren’t concern by this norm.

Moreover, if your internship counsellor speaks Spanish, you can ask her to read the law about the internship regulations in Spain. Here we go, the first step is done, congratulations! Do you already feel the joy? Not too fast, it is not done yet…

Let’s start with the basics. You will have to present:

  • Your valid passport or your valid CNI.
  • Civil liability … Do not panic, we will write an article about it soon in order to discover this fabulous document!
  • The European Health Insurance Card.

Let’s finish by the NIE… But what is this? It is an identification number for foreigners. It is also a mandatory document to do your internship in Spain. We promise to write an article about this as well! Until that time, our PIC Management team will give you all the information about it. But if you want a hint about this document, do not hesitate to check the official website. Be brave, all of this will only be a bad memory when you will be enjoying the sun in Spain!

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The ultimate check list for going abroad

The ultimate check list for going abroad

Are you excited to go abroad? We are thinking about you. Thus, we will provide you with a short checklist for your next long-distance journey.

To ensure that your stay abroad is a success, it should be well-planned. Living in a different country is an adventure. Therefore, it should be organized in advance. Many students might think that organization is only buying the flight tickets, but this is not the case! At least, one should consider legal, health, safety and financial aspects before leaving home.

Basic language

If you are reading this right now, your English is probably at a good level. However, you can never be certain that this is not always enough to get around easily. For instance, local people in Mexico or Panama do not necessarily understand English well.
Who does not appreciate if people visiting their home country speak some words in their native language? Think about all the misunderstandings that you can avoid by learning a few simple words. Local people will greatly appreciate your effort and you will have less problems to get around. Nobody has to invest in expensive books or audios, there are plenty of free apps.

Legal documents

In order to avoid strange situations at the airport or after your arrival, please make sure that you are legal! One of the things you should definitely check first is your passport. Is it valid 6 months after your departure? If not, it is recommended to apply for a new one.
Are you ensured during your stay abroad? Most European students have an insurance card that works perfectly fine within Europe. If that is not the case, please contract an international insurance.
Did you take care of your civil liability? Most people are not aware of this, but companies require this. It could be possible that your university takes care of it or your parents insurance. If none of this applies, you can contract one online or even when booking your flight.
If you needed a visa to enter the country, please make sure that you have all the necessary documents. Some countries such as China also require you to bring a few passport pictures or show the internship agreement.

Health

Do not travel when you are sick. Besides that, please obtain proper medical advice for instance from your local doctor regarding vaccinations.

Accommodation

It is convenient that all internships in the hospitality field offer an accommodation. If you are doing a business internships at a firm that does not offer an accommodation, here is one basic tip: search in social media to make social contacts and discover groups such as “rooms in …”. This could be beneficial for searching flat mates or for seeking advice abroad. Regarding flats, make sure that it is easy accessible by public transportation.

Phone

Not every airport has a working wi-fi connection. If you would like to stay connected, we can recommend to buy a sim card at the airport, if possible. They are usually affordable and already come with some free minutes and internet.

Currency

Moving to a country that does not have the same currency as yours? Change some cash in advance because some places do not accept credit cards or offer ATMs. It is always beneficial to have some cash for instance if you have to pay fees at the airport or need a taxi ride.
Also get familiar with the monetary conversion and make sure your credit card will work. Look beforehand if it makes sense to open a bank account or how high the fees for taking out cash from the ATM are.

Small details

There are a few other details that travelers value. One of them is to make sure that your memory card is big enough. The other one is a portable charger that ensures a sufficient battery of camera or phone. Other aspects could include to pack an extra set of clothes in the carry-on bag to be prepared in case your luggage may get lost. Take a look at the airline regulations so you can prepare to bring the right amount of checked and carried luggage for your trip. Finally, you should consider apps such as CityMaps2go or Mapsme that enable GPS without using up battery life or roaming data.

All in all, we understand that everybody has their own personal checklist depending on their needs. Nevertheless, we hope that this blog helps you to prepare for your next stay abroad. Stay safe and have fun!

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